Jsme tu pro vás PO - PÁ 9:00 - 17:00 info@systeum.cz +420 608 408 716

Jsme tu pro vás PO - PÁ 9:00 - 17:00 obchod@systeum.cz +420 608 408 716

TO DO LISTY: Eisenhowerova matice a Kanban tabule

To do list nebo seznam úkolů funguje jako parádní nástroj, který pomůže zvýšit produktivitu a zároveň odlehčí od stresu. Máme pro vás tipy, jak si to do listy tvořit tak, aby sloužily co nejlépe vašim potřebám. Mrkneme se, jaké principy můžete využít a jaké konkrétní nástroje jsou k dispozici.

Proč si vůbec to do listy psát?

  • co si zapíšete, nezapomenete
  • po zapsání dostanete úkol z hlavy, nemusíte na něj myslet a stresovat se tím, že na něj zapomenete, protože myslíte zároveň na dalších 2, 5, 10 věcí
  • usnadníte si rozhodování, které úkoly jsou důležité a lépe si dokážete naplánovat práci

Obecná pravidla pro tvorbu to do listů

  1. Pište si konkrétní úkoly. Pokud je úkol hodně komplexní, rozdělte ho na dílčí úkoly, které si budete odškrtávat. Cílem je definovat si úkoly tak přesně, abyste vždy věděli, kdy si můžete odškrtnout jejich splnění.
  2. Úkoly na daný den si napište už během předešlého večera nebo odpoledne. Nenechávejte to na ráno po snídani a ranní kávě, kdy máte spoustu energie a pocit, že stihnete všechno na světě.(Samozřejmě nebude výjimka, že seznam po ranním standupu budete muset upravit. Fakt, že jste si ho připravili už předem vám ale umožní lépe prioritizovat a vyhodnotit i důležitost ad hoc úkolů, které vzniknou během dne)
  3. Stanovte si priority úkolů.
  4. Nerozplánujte si 100 % svého pracovního času. Nechte si flexibilní okna, počítejte s tím, že vám někdo neočekávaně zavolá, bude se chtít o něčem poradit...

To do list je dobrý sluha, ale špatný pán, nenechte se jím vystresovat a pokud něco nestíháte podle plánu, přizpůsobte si ho aktuální situaci a potřebám.

Jak můžete to do listy tvořit?

Máme pro vás tipy na dva přístupy, které vám pomohou se v zapsaných úkolech dobře orientovat a posunou vaši produktivitu zase o krok dál.

Eisenhowerova matice

Podle principu, kterým se Eisenhowerova matice řídí můžeme nahlížet na všechny úkoly ve dvou rovinách: dělit je podle důležitosti a naléhavosti. Vzniknou tak 4 kategorie, respektive kvadranty.

Naléhavé úkoly. Jsou to záležitosti, které potřebují vaši okamžitou pozornost, pokud byste ji jim nevěnovali, můžete očekávat negativní důsledky.

Důležité úkoly. Záležitosti, které přispívají k dlouhodobějším hodnotám. Je potřeba je promyslet a naplánovat. 

Pojďme se tedy podívat na jednotlivé kvadranty v matici, jaké typy úkolů obsahují a jak bychom se k nim měli postavit:

První kvadrant

Činnosti důležité a naléhavé, jsou to typicky úkoly, kterým musíte věnovat okamžitou pozornost, z hlediska výsledků jsou významné. Jsou to většinou problémy, které se vyskytnou, neodkladné věci nebo úkoly, které musíte udělat vy sami. Důležité je nenechat se těmito úkoly pohltit a nevěnovat jim většinu svého času.

Druhý kvadrant

Důležité, ale nenaléhavé úkoly většinou nemají termín, nikdo nás do nich netlačí. Často je odkládáme pro úkoly v prvním kvadrantu. Je ale klíčové si na ně udělat čas, protože nás mohou výrazně posunout. Navíc nechceme, aby se dostaly do prvního kvadrantu.

Třetí kvadrant

Úkoly naléhavé, ale nedůležité. Jejich naléhavost může často vzbuzovat pocit, že bychom je okamžitě měli začít řešit. Opak je ale pravdou, tento typ úkolů byste měli nejlépe delegovat.

Čtvrtý kvadrant

Úkoly nedůležité a nenaléhavé. Těm se chcete vyhnout a pokud nějaké takové činnosti máte, eliminujte je. 

TIP: Matici můžete doplnit zásobníkem úkolů, kam spadnou všechny nápady, čekají tam věci, které ještě není ten správný čas roztřídit, nápady, myšlenky, které musí uzrát…Chcete-li mít přehled, kolik úkolů jste splnili, vytvořte si i prostor, kam si budete splněné úkoly přesouvat.

Kanban tabule

Kanban tabule bude dobře sloužit pro vizualizaci vašeho workflow. V základní verzi rozděluje úkoly do 3 základních sloupečků: 

  • úkoly, které je třeba udělat (to do)
  • úkoly, na kterých zrovna pracujete (doing)
  • hotové úkoly (done)

Někdy může toto rozdělení stačit, často se spíše setkáte s tím, že si budete potřebovat úkoly ještě více specifikovat. Kanban tabule je jen vaše, vytvořte si tedy tolik sloupečků, kolik jen potřebujete (a ve kterých se stále ještě budete orientovat). Často se využívázásobník úkolů, nápadů, věcí, které si chcete ještě promyslet, než na nich začnete pracovat...Tento systém velmi lehce přizpůsobíte povaze a potřebám vaší práce.

Jak s tabulí dále pracovat?

Snažte se na ni dívat jako na celek a konstantně ji revidujte. Je reálné mít tolik rozdělaných úkolů současně? Stihnu se ke všem čekajícím úkolům dostat včas? Neměl by se jim věnovat někdo jiný? Atd.

Tipy na konkrétní nástroje, kde si můžete to do listy vést: 

  • Todoist 
  • Notion 
  • Trello 
  • Asana

Až se do tvorby nových to do listů pustíte nebo začnete revidovat svůj stávající systém, nebojte se zkoušet, systémy mixovat a najít přesně to, co vám sedne. Přejeme produktivní pracovní týden. :)

Chcete dostávat naše články pravidelně do schránky? Nechte nám tady svůj email a my si rádi zahrajeme na poštovní sovy.

Mohlo by vás také zajímat

Když prezentuje introvert

čtení na 2 minuty 7.10.2020
Číst dál

GPT-3 speaks at a human degree

čtení na 4 minuty 30.12.2020
Číst dál

11 tipů na online pohovor

čtení na 2 minuty 8.6.2020
Číst dál

Zlatá pravidla emailové etikety

čtení na 3 minuty 29.7.2020
Číst dál

IT konference a online kurzy

čtení na 3 minuty 16.6.2020
Číst dál

Take Control (DualSense vs Xbox One)

čtení na 4 minuty 3.12.2020
Číst dál

Jaká byla React Girls Academie?

čtení na 3 minuty 26.11.2020
Číst dál

Podporujeme ženy v IT

čtení na 2 minuty 23.9.2020
Číst dál

Pád a vzestup AMD

čtení na 3 minuty 12.8.2021
Číst dál

Jak začít jako junior SW developer

čtení na 5 minut 21.10.2020
Číst dál

Bitcoin is on the rise

čtení na 3 minuty 19.1.2021
Číst dál

Pohovor v IT: Jak se obléct?

čtení na 3 minuty 4.11.2020
Číst dál

Jak se o nás mluví?
Zeptejte se našich klientů…

Systeum
Systeum

„Systeum je jedním z největších dodavatelů našich testerských kapacit. Můžu říct, že kvalita uchazečů je vysoko nad průměrem. Také oceňuji velkou ochotu vyjít vstříc všem našim požadavkům.“

Head of test execution

„Na spolupráci nejvíce oceňuji individuální přístup. Systeum nám zajišťuje tým testerů, C/C++ a Java developery. Specialisté odpovídají našim požadavkům na znalosti síťových protokolů i cloud řešení.“

Chief Technology Officer

„Systeum je dlouhodobý partner, u kterého máme jistotu, že kandidáti jsou kvalitní a prověření. Od roku 2015 máme díky nim fungující kvalitní seniorní týmy C++ embedded vývojářů a auto testerů.“

Head of Payment Application

Partneři, se kterými spolupracujeme

Aevi Raiffeisenbank 2N TELEKOMUNIKACE Komerční banka Monster

Náš web využívá soubory cookies. Prohlížením našich stránek souhlasíte s pravidly jejich používání.

Souhlasím